VIVIT LINKを使った3者間での日程調整方法

営業担当者・販売代理店・顧客との商談、採用担当者・エージェント・応募者との面接、部下・教育担当・上司との研修など、ビジネスシーンにおいて3者間での日程調整が必要なシーンは数多くあります。

しかし、メールや電話での調整では、一人ひとりの予定を個別に確認し、全員の都合が合う日を探す必要があるため、手間がかかります。さらに、立場を配慮して連絡する順番を変えたり、連絡漏れなどのミスも発生しやすかったりと、課題となる要素を多く含んでいます。

VIVIT LINK（ビビットリンク）は、このような課題を手軽に解決できる日程調整ツールです。カレンダーツールとの連携機能により、既存の予定を自動で反映できるため、予定の二重入力や入力ミスを防ぐことができます。3者の予定をまとめて確認でき、カレンダーとの自動連携により、面倒な日程入力や関係者への連絡の手間を削減可能です。

この記事では、VIVIT LINK（ビビットリンク）を使った効率的な3者間の日程調整の方法を、具体的な手順に沿って解説します。

メール・電話での3者間の日程調整が大変な理由

メールや電話を使って3者間で日程を決めるのは、思いのほか難しいものです。その理由としては、以下の3点が挙げられます。

• 個別のやり取りが必要となる
• 日程を聞く順番に気を付けなければならない
• 連絡漏れやダブルブッキングなどの人的ミスが起こりやすい

それぞれ見ていきましょう。

個別のやり取りが必要となる

3者間の日程調整をメールや電話で行う場合、一人ずつ個別に連絡を取る必要があり、多くの時間と手間がかかります。

また、候補日時を提示して全員の回答を集める場合、それぞれの返信を一つずつ確認しながら、全員が参加できる日時を探す必要があります。全員の日程が合わなかった場合は、新たな候補日を提示しなければなりません。

返信のタイミングに時間差があるケースでは、メールや電話での日程調整はより煩雑になります。例えばAさんがある日程で同意しても、Bさんから「その日は都合が悪い」と返信があると、再度Aさんに連絡して調整を依頼しなくてはなりません。

このように、メールや電話での日程調整は一人ひとりと何度もやり取りを重ねる必要があり、負担の多い作業であるといえます。

日程を聞く順番に気を付けなければならない

3者間での日程調整は、予定を確認する順番も大切なポイントです。

通常は取引先や会社の上司など、立場が上の人物の予定から確認することが多いでしょう。しかし、取引先や上司の都合を毎回優先すると、それ以外の社員が参加しにくかったり、不満をつのらせたりするかもしれません。

また、取引先や上司からの返信が遅れた場合、それ以外のメンバーがスケジュールを確定できず、他の業務やプライベートの予定に支障をきたす可能性があります。

全員が無理なく参加できる日時を、日程調整の担当者が提案できればベストですが、メールや電話での日程調整でこれを実現するのは、難しいケースも少なくないでしょう。

連絡漏れやダブルブッキングなどの人的ミスが起こりやすい

3者間の日程調整をメールや電話で行う場合、連絡漏れやダブルブッキングなどの人的ミスが起こりやすいことも課題です。

例えば、参加者の誰かに連絡するのを忘れてしまうと、その人に予定が伝わらず、当日参加できないといったトラブルの原因になります。

また、複数のスケジュール調整を同時に調整していると、同じ日時に別の予定を入れてしまうミスが頻発しがちです。

調整ミスが発生すると、もう一度最初から日程調整をやり直す必要があり、関係者にも迷惑を掛けてしまいます。

VIVIT LINKで3者間の日程調整をする流れ

VIVIT LINK（ビビットリンク）を使えば、3者間の日程調整を、以下のシンプルな6つのステップで完了できます。

1. 日程調整フォームを作成する
2. フォームの設定を行う
3. フォームを共有する
4. ゲストが日程を回答する
5. 回答状況を確認する
6. 全員の回答が完了したら日程を確定する

以下で、それぞれのステップについて詳しく紹介します。

1.日程調整フォームを作成する

VIVIT LINK（ビビットリンク）で3者間の日程調整を始めるには、フォーム一覧画面から「3者間」と表示されているボタンを選択します。

すると、会議名や参加者の情報など、必要項目を入力できる画面に移動します。なお、マイページの「フォーム」メニューからも、同じ設定画面へ移動可能です。

2.フォームの設定を行う

基本情報入力画面では、会議の詳細設定を行います。

なお、「会議名」管理用の項目なので、顧客には表示されません。分かりやすい名前をつけておくと、後から確認する際に便利です。

同席者がいる場合は「メンバーの指定」から選択します。メンバーの一覧が表示されるので、参加予定の担当者にチェックを入れていきましょう。その後、「日程候補の表示」をクリックしてカレンダーを開き、候補となる日時を選んでいきます。

最後に投票形式と参加人数を設定します。投票形式には2種類あり、全員に同じ候補日を表示する「投票型」と、全員が参加できない日時を他の人に表示しない「フロー型」から選べます。投票型は素早く日程を決められ、フロー型は営業パートナーと提案する場合などに適しています。

必要な項目の入力が終わったら、「保存する」ボタンを押して設定を完了します。

3.フォームを共有する

フォームの設定が完了すると、専用のURLが画面に表示されます。日程調整をしたい相手にURLをメールやチャットで送信することで、相手は候補日時を確認できるようになります。

設定内容を後から修正すると新しいURLが発行されるため、すでに送信済みの古いURLは使えなくなります。送信前に会議名や候補日時など、設定内容に誤りがないかを必ず確認しましょう。

4.ゲストが日程を回答する

URLを受け取ったゲストは、表示された画面から希望する日時を簡単に選ぶことができます。画面に表示された候補日時から都合の良い時間を選択するだけで回答が完了します。

5.回答状況を確認する

全員の回答が完了すると担当者宛てにメールで通知が届きます。また、マイページから随時回答状況を確認することも可能です。

3者間日程調整フォームを作成したあとは、マイページのミーティング一覧画面に「3者間」のタブが表示されます。表示された「3者間」タブを選択すると、作成した日程調整フォームの一覧が表示されます。

会議名や日付で検索して目的のフォームを見つけたら、「投票結果」ボタンをクリックしてください。

投票状況ページでは、候補日時ごとの参加可否が一目で分かります。誰がどの日時に参加できるのか、まだ未回答の人は誰なのかなど、進捗状況を簡単に把握できるため、スムーズな日程調整が可能です。

6.全員の回答が完了したら日程を確定する

全員の回答が揃ったら、メールで通知が届きます。メール内に記載されたURL、もしくはマイページから投票結果を確認し、「確定する」ボタンをクリックすると、日程調整が完了します。

万が一、候補日時では都合が合わない場合は、「概要」ページの「日程を変更して新しくURLを発行する」から、別の候補日を設定可能です。

VIVIT LINK（ビビットリンク）は、シンプルで直感的な操作画面により、ITスキルに自信がない方でも簡単に使いこなせる日程管理ツールです。多くの企業で導入実績があり、安心してご利用いただけます。日程調整ツールの導入を検討している方は、ぜひお問い合わせください。